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Políticas de Tratamiento de la Información

Políticas de Tratamiento de la Información

A continuación se presentan las Políticas de Tratamiento de la Información de COLNODO de acuerdo con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".

1-. Datos de Colnodo:

COLNODO – Asociación Colombiana de Organizaciones No Gubernamentales para la Comunicación Vía Correo Electrónico, con domicilio en la ciudad de Bogotá en la Diagonal 40ª 14-75, info@colnodo.apc.org., Teléfono 57 1 2324246.

2-. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

El tratamiento que dará COLNODO a los datos se aplican a lo/as usuarios/as (o Titular) de los sistemas de Internet de propiedad COLNODO; personas participantes en cursos, conferencias, campañas, sorteos, concursos o actividades promocionales; usuarios de las redes sociales como Facebook y Google +, pero no limitada a estas; seguidores de la(s) cuenta(s) en twitter que tenga COLNODO; seguidores o contactos de cualquier cuenta en cualquier red social que tenga COLNODO.

Se entiende por información personal aquella suministrada por el/la Usuario/a, la cual incluye datos como nombre, identificación, edad, género, dirección, correo electrónico y teléfono entre otros.

Es interés de COLNODO la salvaguarda de la privacidad de la información personal del Usuario/a obtenida a través del Sitio Web, para lo cual se compromete a adoptar una política de confidencialidad de acuerdo con lo que se establece a continuación:

El Usuario/a reconoce que el ingreso de información personal, lo realiza de manera voluntaria.

El Usuario/a acepta que a través del registro en el Sitio Web, Colnodo recoge datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su conocimiento.

La recolección y tratamiento automatizado de los datos personales, como consecuencia de la navegación y/o registro por el Sitio Web tiene como finalidades las detalladas a continuación: (i) la adecuada gestión y administración de los servicios ofrecidos en el Sitio Web, en los que el Usuario decida darse de alta, utilizar o contratar; (ii) el estudio cuantitativo y cualitativo de las visitas y de la utilización de los servicios por parte de los usuarios y (iii) el envío por medios tradicionales y electrónicos de información relacionados con Colnodo, sus programas e iniciativas. (iv) hacer seguimiento a procesos de formación en línea, realizar evaluaciones y generar certificados de participación.

3-. Derechos que le asisten como Titular.

La recogida y tratamiento automatizado de los datos personales tiene como finalidad el mantenimiento de la relación contractual en su caso establecida con COLNODO; la gestión, administración, prestación, ampliación y mejora de los servicios en los que el Usuario/a (Titular) decida suscribirse; darse de alta o utilizar la adecuación de dichos servicios a las preferencias y gustos de los Usuarios; el estudio de la utilización de los servicios por parte de los Usuarios; el diseño de nuevos servicios relacionados con dichos servicios; el envío de actualizaciones de los servicios; el envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial acerca de productos y servicios ofrecidos por los productos Web de COLNODO, actualmente y en el futuro. En este sentido, cabe precisar que COLNODO no utiliza el sistema de inserción automática de cookies. La finalidad de la recogida y tratamiento automatizado de los datos personales incluye igualmente el envío de formularios de encuestas, que el Usuario/a no queda obligado a contestar.

En cumplimiento de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", se informa de la existencia de un fichero automatizado de datos personales. Al Usuario/a se le reconocen los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de datos personales y podrá ejercitarlos mediante un correo-e a la dirección info@colnodo.apc.org.

COLNODO no cederá a terceros los datos personales de los Usuario/as que se recogen a través de la página Web sin su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lo anterior, el/la Usuario/a consiente en que se cedan sus datos personales cuando así sea requerido por las autoridades administrativas competentes o por mandato judicial.

El/La Usuario/a también comprende que los datos por él consignados harán parte de un archivo y/o base de datos que podrá ser usado por COLNODO para efectos de surtir determinado proceso.

COLNODO no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema en cualquiera de los menús de su página web.

COLNODO ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados.

COLNODO se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales así como a prácticas de la industria. En dichos supuestos, COLNODO anunciará en esta página los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.

COLNODO se preocupa por la protección de datos de carácter personal de sus Usuario/as, por lo cual, asegura la confidencialidad de los mismos, y no los transferirá o cederá o de otra manera proveerá, salvo en aquellos casos en que la legislación vigente así lo indique. El uso que el Usuario/a haga de los productos web de COLNODO puede ser almacenado con el objeto de generar una información estadística respecto a la utilización de las secciones, partes y en general, del Contenido de éstos, de manera de determinar los números totales y específicos, por sección, de visitantes a los productos web de COLNODO, con el objetivo principal de conocer las necesidades e intereses de los Usuario/as y otorgar un mejor servicio.

Los Usuario/as determinan libre y voluntariamente si desean facilitar los datos personales que se les puedan requerir o que se puedan obtener de los/as Usuario/as, con ocasión de la suscripción o alta en algunos de los servicios ofrecidos en los productos Web de COLNODO.

COLNODO ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los Datos Personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los Datos Personales facilitados por lo/as Usuario/as. Ello no obstante, el/la Usuario/a debe ser consciente de que las medidas de seguridad en Internet no son inexpugnables.

Estas políticas y manual de tratamiento aplicará también para los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos, respectivamente.

4. Atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

La atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización debe hacerse podrá realizarla mediante un correo-e a la dirección info@colnodo.apc.org.

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Procedimientos de acceso, consulta y reclamación

La Ley 1581 de 2012 confiere a todas las personas naturales unos derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos. Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer.

A continuación COLNODO le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.

Derecho de acceso: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. COLNODO garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma:

a) El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo tratado(s) por COLNODO.;

b) El Titular podrá tener acceso a sus datos personales que estén en posesión del responsable;

c) COLNODO informará al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.

COLNODO garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

Consultas. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, COLNODO garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales COLNODO garantiza:

Tener habilitada su línea telefónica (571) 2324246, así como la cuenta de correo electrónico info@colnodo.apc.org y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que COLNODO. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a COLNODO la eliminación de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COLNODO. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

  1. 1) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. 2) No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.
  3. 3) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar consultas y reclamos. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a COLNODO la información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por:

  1. 1) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
  2. 2) Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, COLNODO tomará el reclamo por no presentado.

Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por COLNODO., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

  • El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
  • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.

COLNODO garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que COLNODO ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que COLNODO deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a COLNODO indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

El presente documento rige a partir del 1º de Octubre de 2016 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

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